Privacybeleid

1. Inleiding

Dit privacybeleid beschrijft hoe Revowind SRL (ondernemingsnummer BE 0745.825.575), uitgever van de dienst Cephor, uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, deelt en beschermt overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 (« AVG ») en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Door de diensten van Cephor te gebruiken, erkent u dit beleid te hebben gelezen. Aanvaardt u deze voorwaarden niet, gebruik onze diensten dan niet.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

3. Verzamelde gegevens

Bij de levering van onze diensten verzamelen en verwerken wij de volgende categorieën van gegevens:

3.1 Identificatie- en accountgegevens

• Naam en voornaam
• E-mailadres
• Wachtwoord (versleuteld opgeslagen)
• Informatie over uw Experiences (URL's van sites, geëxtraheerde inhoud, instellingen van de assistent, enz.)

3.2 Gespreksgegevens (bezoekers van uw sites)

Wanneer bezoekers interageren met een Cephor-Experience die op uw site is geplaatst (spraak of tekst), kunnen wij verwerken:

• Inhoud van de uitwisselingen (transcripties, berichten)
• Telefoonnummers (bij spraakoproepen)
• Datum, uur en duur van de gesprekken
• Spraakopnamen van oproepen (voor verwerking door AI en de kwaliteit van de dienst)
• Technische metagegevens (IP-adres, user-agent, type toestel)

3.3 Technische gegevens

• IP-adres
• Browsertype en versie
• Besturingssysteem
• Verbindingsgegevens en toegangslogboeken
• Sessie-identificatoren

3.4 Facturatiegegevens

• Betaalgegevens (verwerkt door Stripe)
• Transactiegeschiedenis en verbruik van credits

4. Doeleinden en rechtsgronden

Uw gegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden, op de overeenkomstige rechtsgronden:

5. Verwerkers en technologiepartners

Om onze diensten te leveren, doen wij een beroep op verwerkers en technologiepartners. Overeenkomstig artikel 28 van de AVG zijn passende waarborgen (verwerkersovereenkomsten, standaardclausules, enz.) met elk van hen ingesteld.

Deze lijst kan evolueren om nieuwe technologieën te integreren of onze prestaties te verbeteren. Wij informeren u over elke belangrijke wijziging via een bijwerking van dit beleid.

5.1 Hosting en infrastructuur

• Vercel Inc. (Verenigde Staten) – Hosting van de webapplicatie (frontend). Doorgifte omkaderd door het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen (SCC's).
• Google Cloud Platform (GCP) – Backend en bestandshosting (CDN). Gegevens kunnen in de Europese Unie worden verwerkt volgens de geconfigureerde regio; doorgiften buiten de EER zijn omkaderd door de SCC's of het Data Privacy Framework.
• Supabase Inc. – Databanken. Infrastructuur gehost in de Europese Unie (geconfigureerde regio) wanneer van toepassing; doorgiften buiten de EER zijn omkaderd door de SCC's.

5.2 Telecommunicatie

• Twilio Inc. (Verenigde Staten) – Telefonie (spraakoproepen). Doorgifte omkaderd door de standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie.

5.3 Artificiële intelligentie en stem

• ElevenLabs Inc. – Stemsynthese en vocale gespreksagenten. Gegevens verwerkt volgens de contractuele waarborgen en, in voorkomend geval, de SCC's.
• OpenAI LP (Verenigde Staten) – Verwerking van natuurlijke taal. Doorgifte omkaderd door de SCC's.
• Anthropic PBC (Verenigde Staten) – Artificiële intelligentie (Claude-modellen). Doorgifte omkaderd door de SCC's.

5.4 Betalingen

• Stripe Inc. (Verenigde Staten) – Verwerking van betalingen. Stripe is PCI-DSS niveau 1 gecertificeerd. Doorgifte omkaderd door het Data Privacy Framework of de SCC's.

5.5 Verzending van e-mails

• Resend Inc. – Verzending van transactionele en kennisgevingsmails. Gegevens verwerkt volgens de contractuele waarborgen en, in voorkomend geval, de SCC's.

5.6 Monitoring en kwaliteit van de dienst

• Sentry (Functional Software Inc.) (Verenigde Staten) – Toezicht op fouten en op de prestaties van de applicatie. Sentry kan technische gegevens verzamelen (browsertype, besturingssysteem, IP-adres) en sessie-opnamen om ons te helpen technische problemen te identificeren en te corrigeren. Doorgifte omkaderd door de SCC's.

6. Internationale doorgiften van gegevens

Sommige van onze verwerkers zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER), met name in de Verenigde Staten. Voor die doorgiften zorgen wij ervoor dat passende waarborgen gelden:

• EU-VS Data Privacy Framework: voor gecertificeerde ondernemingen (Vercel, Stripe, enz.).
• Standaardcontractbepalingen (SCC's): goedgekeurd door de Europese Commissie voor de andere doorgiften.
• Aanvullende maatregelen: versleuteling van gegevens, pseudonimisering wanneer mogelijk, en risicobeoordeling.

U kunt een kopie van de passende waarborgen krijgen door contact met ons op te nemen via privacy@cephor.io.

7. Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens alleen zolang als nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:

• Accountgegevens: gedurende heel uw gebruik van de dienst, daarna 3 jaar na de sluiting van uw account (om eventuele klachten te behandelen).
• Gespreksgegevens (transcripties, opnamen): maximaal 90 dagen, behalve een tegenstrijdige wettelijke verplichting of een kortere bewaring volgens de configuratie.
• Facturatiegegevens: 10 jaar overeenkomstig de Belgische wettelijke boekhoudkundige verplichtingen.
• Technische logboeken: maximaal 12 maanden.

8. Beveiliging van de gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, bekendmaking of vernietiging:

• Versleuteling van gegevens tijdens de overdracht (TLS) en in rust wanneer relevant (AES-256)
• Beveiligde authenticatie met hashing van wachtwoorden (bcrypt)
• Strikte toegangscontrole en het beginsel van de minste rechten
• Toezicht en logging van toegangen
• Regelmatige back-ups
• Selectie van verwerkers die passende beveiligingswaarborgen bieden

Wij verbinden ons ertoe onze beveiligingsmaatregelen voortdurend te verbeteren naargelang de evolutie van de dreigingen en de goede praktijken van de sector.

9. Uw rechten

Overeenkomstig de AVG beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht van inzage (art. 15): bevestiging krijgen dat uw gegevens worden verwerkt en er een kopie van ontvangen.
• Recht op rectificatie (art. 16): onjuiste gegevens over u laten verbeteren.
• Recht op wissing (art. 17): in bepaalde omstandigheden de verwijdering van uw gegevens vragen.
• Recht op beperking van de verwerking (art. 18): de verwerking van uw gegevens in bepaalde gevallen beperken.
• Recht op overdraagbaarheid (art. 20): uw gegevens ontvangen in een gestructureerd en gangbaar formaat.
• Recht van bezwaar (art. 21): bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van het gerechtvaardigd belang.
• Recht om uw toestemming in te trekken: op elk moment, wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd.

Om deze rechten uit te oefenen, contacteert u ons via privacy@cephor.io. Wij antwoorden binnen een maand overeenkomstig de AVG.

Klacht bij een toezichthoudende autoriteit: als u meent dat de verwerking van uw gegevens een inbreuk op de AVG vormt, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

10. Cookies en vergelijkbare technologieën

10.1 Strikt noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn onmisbaar voor de werking van de dienst en zijn vrijgesteld van toestemming overeenkomstig de ePrivacy-richtlijn:

• Sessiecookies: het behoud van uw verbinding tijdens uw bezoek.
• Authenticatiecookies: beveiligde identificatie na aanmelding.
• Voorkeurscookies: het onthouden van uw interfacekeuzes.

10.2 Monitoringtechnologieën

Om de kwaliteit en de stabiliteit van onze dienst te verzekeren, gebruiken wij technische monitoringtechnologieën:

• Sentry: detectie van fouten en verbetering van de prestaties. Sentry kan sessies opnemen (klikken, navigatie) om ons te helpen technische problemen op te lossen. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor debugging en verbetering van de dienst, en niet voor reclame of profilering.

Deze technologieën worden gebruikt in ons gerechtvaardigd belang om de goede werking en de voortdurende verbetering van onze dienst te verzekeren (art. 6.1.f AVG).

10.3 Reclamecookies

Wij gebruiken geen reclamecookies, marketingtracking of commerciële profilering.

11. Geautomatiseerde verwerking en artificiële intelligentie

Onze dienst steunt op technologieën van artificiële intelligentie voor:

• Spraakherkenning en stemsynthese
• Het begrip van natuurlijke taal
• Het genereren van passende antwoorden
• Het beheer van gesprekken (spraak en tekst)

Deze geautomatiseerde verwerkingen gebeuren in het kader van de uitvoering van de overeenkomst. U kunt ons team contacteren voor elke vraag of elk verzoek om menselijke tussenkomst.

12. Gegevens van de bezoekers van uw sites

Als professionele gebruiker van Cephor bent u verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van de bezoekers die met uw Experiences op uw sites interageren. Cephor treedt voor die gegevens op als verwerker, binnen de perimeter van de Dienst.

U verbindt zich ertoe uw bezoekers te informeren over het gebruik van een gespreksassistent (spraak/tekst) en uw eigen verplichtingen onder de AVG na te komen (informatie, rechtsgrond, rechten van de betrokkenen, enz.).

13. Wijzigingen van het beleid

Wij kunnen dit privacybeleid bijwerken om wijzigingen in onze praktijken, onze technologiepartners of de toepasselijke regelgeving te weerspiegelen.

Wezenlijke wijzigingen: bij een wezenlijke wijziging die uw rechten of de manier waarop uw gegevens worden verwerkt raakt, informeren wij u per e-mail of via een melding op het platform minstens 15 dagen vóór de inwerkingtreding.

Uitzonderingen: wijzigingen kunnen op kortere termijn of onmiddellijk gelden bij een wettelijke of reglementaire verplichting, een beslissing van een gegevensbeschermingsautoriteit, een beveiligingsnoodzaak of een verandering van verwerker die gelijkwaardige of sterkere waarborgen biedt.

De datum van de laatste bijwerking staat bovenaan dit document.

14. Contact

Voor elke vraag over dit privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen:

• E-mail: privacy@cephor.io
• Post: Revowind SRL – Rue de la Mitingotte 19 – 6640 Vaux-sur-Sûre, België