Privacybeleid – Conversatieassistent Cephor

1. Voor wie is dit beleid?

U bezoekt een website waarop een conversatieassistent van Cephor is geïntegreerd (chatvenster of spraakassistent). Dit beleid legt uit hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt wanneer u die assistent gebruikt.

De assistent is technologie van Revowind SRL (merk Cephor). De site die u bezoekt kan een eigen privacybeleid hebben voor andere gegevens die op die site worden verzameld; wij nodigen u uit dat beleid ook te lezen.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Revowind SRL treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die worden verzameld bij het gebruik van de Cephor-assistent (gesprekken en technische gegevens die aan dat gebruik verbonden zijn). De eigenaar van de site die u bezoekt blijft verantwoordelijk voor de verwerkingen die hij daarnaast op zijn site uitvoert.

3. Gegevens die worden verzameld wanneer u de assistent gebruikt

Wanneer u de assistent opent, een gesprek start (tekst of stem) of belt naar het aangeboden nummer, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

3.1 Technische gegevens die automatisch worden verzameld

• IP-adres: op de server geregistreerd voor de sessie (beveiliging en goede werking van de dienst).
• Type apparaat: aanduiding « mobiel » of « desktop » om de ervaring aan te passen.
• User-Agent: tekenreeks die uw browser stuurt (type en versie van de browser, besturingssysteem).
• Optionele metagegevens: taal van de browser, tijdzone, schermresolutie en de pagina vanwaar u de assistent hebt geopend (verwijzer), wanneer het ingebedde onderdeel die informatie doorstuurt.

3.2 Gespreksgegevens

• Tekstgesprekken: de berichten die u typt en de antwoorden die de assistent genereert (inhoud, datum en uur).
• Spraakgesprekken: wanneer u de spraakmodus gebruikt (op de site of per telefoon), kan de audio van het gesprek worden verwerkt om in realtime te antwoorden en, in voorkomend geval, om het gesprek te transcriberen of te analyseren.
• Telefoonnummer: als u het nummer belt dat de assistent toont, kan het nummer waarmee u belt worden geregistreerd voor de afhandeling van de oproep en voor de facturatie van de dienst door de eigenaar van de site.

3.3 Wat wij niet via de assistent verzamelen

Wij verzamelen via dit onderdeel niet opzettelijk gevoelige gegevens (gezondheid, raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, enz.) en ook geen navigatiegegevens buiten het gebruik van de assistent zelf. Deel geen gevoelige gegevens in het gesprek.

4. Doeleinden en rechtsgronden

Uw gegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden, op de vermelde rechtsgronden (Verordening (EU) 2016/679 – AVG):

Wanneer de wet het vereist, of wanneer de site die u bezoekt een toestemmingsmechanisme voor de assistent heeft ingesteld, kan de verwerking berusten op uw toestemming (art. 6.1.a AVG).

5. Verwerkers en gebruikte technologieën

Om de assistent te laten werken (hosting van het onderdeel, servers, stem, artificiële intelligentie, telefonie) steunen wij op technische dienstverleners. Overeenkomstig artikel 28 AVG zijn contractuele waarborgen (verwerkersovereenkomsten, standaardclausules, enz.) van kracht. Gegevens kunnen via de volgende partijen lopen of door hen worden verwerkt:

5.1 Hosting en infrastructuur

• Google Cloud Platform (GCP): backendservers en bestandshosting (CDN) voor het laden van het assistentonderdeel.
• Vercel Inc.: hosting van de site van Cephor (cephor.io) waarop dit beleid is gepubliceerd.
• Supabase Inc.: databanken om de metagegevens van gesprekken en de bijbehorende technische gegevens op te slaan.

5.2 Telefonie

• Twilio Inc.: beheer van telefoongesprekken (routering, nummers). Oproepgegevens (nummers, duur) worden door Twilio verwerkt volgens zijn eigen voorwaarden en ons contract.

5.3 Stem en artificiële intelligentie

• ElevenLabs Inc.: spraaksynthese en vocale conversatieagenten (herkenning en generatie van de stem).
• OpenAI LP: verwerking van natuurlijke taal om vragen te begrijpen en tekstuele antwoorden te genereren.
• Anthropic PBC: modellen van artificiële intelligentie (Claude) voor de verwerking van gesprekken.

5.4 Technische monitoring

• Sentry (Functional Software Inc.): detectie van fouten en opvolging van de prestaties van de applicatie. Kan bij een incident technische gegevens ontvangen (browser, systeem, IP-adres) om ons te helpen de storing te herstellen.

Deze lijst kan evolueren. Doorgiften van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden omkaderd door de standaardcontractbepalingen (SCC’s) van de Europese Commissie of, in voorkomend geval, door het EU-VS Data Privacy Framework voor gecertificeerde dienstverleners.

6. Bewaartermijn

Wij bewaren de gegevens die aan uw gebruik van de assistent verbonden zijn alleen zolang dat nodig is voor de doeleinden hierboven:

• Inhoud van gesprekken (transcripties, spraakopnames): in de regel hoogstens 90 dagen vanaf het gesprek, behoudens een wettelijke verplichting of een kortere termijn die de eigenaar van de site heeft ingesteld.
• Technische gegevens (IP, user-agent, metagegevens): gedurende dezelfde periode als het gesprek waarop zij betrekking hebben, of korter als de configuratie van de dienst dat toelaat.
• Gegevens die nodig zijn voor de beveiliging of voor klachten: kunnen langer worden bewaard, binnen de grenzen die de wet toestaat.

7. Uw rechten

Overeenkomstig de AVG hebt u de volgende rechten over de gegevens die Revowind SRL in het kader van de Cephor-assistent over u verwerkt:

• Recht van inzage (art. 15): bevestiging krijgen dat gegevens over u worden verwerkt en er een kopie van ontvangen.
• Recht op rectificatie (art. 16): onjuiste gegevens laten verbeteren.
• Recht op wissing (art. 17): vragen dat uw gegevens worden gewist, onder de voorwaarden van de AVG.
• Recht op beperking van de verwerking (art. 18): vragen dat de verwerking in bepaalde gevallen wordt beperkt.
• Recht op overdraagbaarheid (art. 20): uw gegevens ontvangen in een gestructureerd en gangbaar formaat.
• Recht van bezwaar (art. 21): bezwaar maken tegen een verwerking die op het gerechtvaardigd belang berust.
• Recht om uw toestemming in te trekken: op elk moment, wanneer de verwerking op toestemming berust.

Om deze rechten uit te oefenen, contacteer ons op privacy@cephor.io. Wij antwoorden binnen een maand.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen (versleuteling tijdens de overdracht, toegangscontrole, keuze van betrouwbare verwerkers). Geen enkele overdracht via internet is evenwel volledig vrij van risico; wij beperken de risico’s overeenkomstig de gebruiken van de sector.

9. Geautomatiseerde verwerking en artificiële intelligentie

De assistent steunt op technologieën van artificiële intelligentie om uw vragen te begrijpen en antwoorden te genereren (tekst of stem). Die verwerking dient om de gespreksdienst te leveren. De antwoorden worden automatisch gegenereerd op basis van de inhoud van de site en van de instellingen van de eigenaar van de site; zij vormen geen juridisch, medisch of persoonlijk advies. Voor elke vraag over uw gegevens die door deze systemen worden gebruikt, kunt u ons contacteren op het adres hierboven.

10. Wijzigingen van dit beleid

Wij kunnen dit beleid bijwerken om wijzigingen in onze praktijken of in de regelgeving weer te geven. De datum van de laatste bijwerking staat bovenaan het document. Bij een wezenlijke wijziging kunnen wij u daarvan, in voorkomend geval, op de hoogte brengen via een melding in de assistent of op de site van Cephor.

11. Contact

Voor elke vraag over dit beleid of over de verwerking van uw gegevens in het kader van de Cephor-assistent:

• E-mail: privacy@cephor.io
• Post: Revowind SRL – Rue de la Mitingotte, 19 – 6640 Vaux-sur-Sûre, België