Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie Revowind SRL (Unternehmensnummer BE 0745.825.575), Herausgeber des Dienstes Cephor, Ihre personenbezogenen Daten erhebt, nutzt, weitergibt und schützt, im Einklang mit der Verordnung (EU) 2016/679 (« DSGVO ») und dem belgischen Gesetz vom 30. Juli 2018 über den Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.

Mit der Nutzung der Dienste von Cephor bestätigen Sie, diese Erklärung gelesen zu haben. Wenn Sie diese Bedingungen nicht annehmen, nutzen Sie unsere Dienste bitte nicht.

2. Verantwortlicher

3. Erhobene Daten

Im Rahmen unserer Dienste erheben und verarbeiten wir die folgenden Datenkategorien:

3.1 Identitäts- und Kontodaten

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)
• Angaben zu Ihren Experiences (Website-URLs, extrahierte Inhalte, Einstellungen des Assistenten usw.)

3.2 Gesprächsdaten (Besucher Ihrer Websites)

Wenn Besucher mit einer auf Ihrer Website eingebundenen Cephor-Experience interagieren (Sprache oder Text), können wir verarbeiten:

• Inhalt der Austausche (Transkripte, Nachrichten)
• Telefonnummern (bei Sprachanrufen)
• Datum, Uhrzeit und Dauer der Gespräche
• Sprachaufzeichnungen der Anrufe (für die KI-Verarbeitung und die Dienstqualität)
• Technische Metadaten (IP-Adresse, User-Agent, Gerätetyp)

3.3 Technische Daten

• IP-Adresse
• Browsertyp und Version
• Betriebssystem
• Verbindungsdaten und Zugriffsprotokolle
• Sitzungskennungen

3.4 Abrechnungsdaten

• Zahlungsinformationen (verarbeitet von Stripe)
• Transaktionshistorie und Credit-Verbrauch

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Ihre Daten werden für die folgenden Zwecke auf den entsprechenden Rechtsgrundlagen verarbeitet:

5. Auftragsverarbeiter und Technologiepartner

Zur Erbringung unserer Dienste setzen wir Auftragsverarbeiter und Technologiepartner ein. Gemäß Artikel 28 der DSGVO bestehen mit jedem von ihnen geeignete Garantien (Auftragsverarbeitungsverträge, Standardklauseln usw.).

Diese Liste kann sich ändern, um neue Technologien aufzunehmen oder unsere Leistungen zu verbessern. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie durch eine Aktualisierung dieser Erklärung.

5.1 Hosting und Infrastruktur

• Vercel Inc. (Vereinigte Staaten) – Hosting der Webanwendung (Frontend). Übermittlung abgesichert durch das EU-US Data Privacy Framework oder die Standardvertragsklauseln (SCCs).
• Google Cloud Platform (GCP) – Backend und Datei-Hosting (CDN). Daten können je nach konfigurierter Region in der Europäischen Union verarbeitet werden; Übermittlungen außerhalb des EWR sind durch die SCCs oder das Data Privacy Framework abgesichert.
• Supabase Inc. – Datenbanken. Infrastruktur in der Europäischen Union gehostet (konfigurierte Region), soweit anwendbar; Übermittlungen außerhalb des EWR sind durch die SCCs abgesichert.

5.2 Telekommunikation

• Twilio Inc. (Vereinigte Staaten) – Telefonie (Sprachanrufe). Übermittlung abgesichert durch die Standardvertragsklauseln (SCCs) der Europäischen Kommission.

5.3 Künstliche Intelligenz und Stimme

• ElevenLabs Inc. – Sprachsynthese und sprachliche Gesprächsagenten. Daten werden gemäß den vertraglichen Garantien und gegebenenfalls den SCCs verarbeitet.
• OpenAI LP (Vereinigte Staaten) – Verarbeitung natürlicher Sprache. Übermittlung abgesichert durch die SCCs.
• Anthropic PBC (Vereinigte Staaten) – Künstliche Intelligenz (Claude-Modelle). Übermittlung abgesichert durch die SCCs.

5.4 Zahlungen

• Stripe Inc. (Vereinigte Staaten) – Zahlungsabwicklung. Stripe ist PCI-DSS Stufe 1 zertifiziert. Übermittlung abgesichert durch das Data Privacy Framework oder die SCCs.

5.5 E-Mail-Versand

• Resend Inc. – Versand transaktionaler und Benachrichtigungs-E-Mails. Daten werden gemäß den vertraglichen Garantien und gegebenenfalls den SCCs verarbeitet.

5.6 Monitoring und Dienstqualität

• Sentry (Functional Software Inc.) (Vereinigte Staaten) – Überwachung von Fehlern und der Anwendungsleistung. Sentry kann technische Daten (Browsertyp, Betriebssystem, IP-Adresse) und Sitzungsaufzeichnungen erheben, damit wir technische Probleme erkennen und beheben können. Übermittlung abgesichert durch die SCCs.

6. Internationale Datenübermittlungen

Einige unserer Auftragsverarbeiter haben ihren Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), insbesondere in den Vereinigten Staaten. Für diese Übermittlungen stellen wir sicher, dass geeignete Garantien bestehen:

• EU-US Data Privacy Framework: für zertifizierte Unternehmen (Vercel, Stripe usw.).
• Standardvertragsklauseln (SCCs): von der Europäischen Kommission für die übrigen Übermittlungen genehmigt.
• Zusätzliche Maßnahmen: Verschlüsselung der Daten, Pseudonymisierung soweit möglich und Risikobewertung.

Eine Kopie der geeigneten Garantien erhalten Sie unter privacy@cephor.io.

7. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden:

• Kontodaten: für die gesamte Nutzungsdauer des Dienstes, danach 3 Jahre nach Schließung Ihres Kontos (um mögliche Beschwerden zu bearbeiten).
• Gesprächsdaten (Transkripte, Aufzeichnungen): höchstens 90 Tage, sofern keine entgegenstehende gesetzliche Pflicht besteht oder die Konfiguration eine kürzere Speicherung vorsieht.
• Abrechnungsdaten: 10 Jahre gemäß den belgischen gesetzlichen Buchführungspflichten.
• Technische Protokolle: höchstens 12 Monate.

8. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Veränderung, Offenlegung oder Zerstörung zu schützen:

• Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung (TLS) und, soweit relevant, im Ruhezustand (AES-256)
• Sichere Authentifizierung mit Passwort-Hashing (bcrypt)
• Strenge Zugriffskontrolle und Grundsatz der geringsten Rechte
• Überwachung und Protokollierung der Zugriffe
• Regelmäßige Sicherungen
• Auswahl von Auftragsverarbeitern mit geeigneten Sicherheitsgarantien

Wir verpflichten uns, unsere Sicherheitsmaßnahmen fortlaufend an die Entwicklung der Bedrohungen und der Branchenpraxis anzupassen.

9. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten die folgenden Rechte:

• Auskunftsrecht (Art. 15): Bestätigung der Verarbeitung Ihrer Daten erhalten und eine Kopie bekommen.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16): unrichtige Daten über Sie berichtigen lassen.
• Recht auf Löschung (Art. 17): unter bestimmten Umständen die Löschung Ihrer Daten verlangen.
• Recht auf Einschränkung (Art. 18): die Verarbeitung Ihrer Daten in bestimmten Fällen einschränken.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20): Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen Format erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21): der Verarbeitung Ihrer Daten auf der Grundlage eines berechtigten Interesses widersprechen.
• Recht, die Einwilligung zu widerrufen: jederzeit, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht.

Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns unter privacy@cephor.io. Wir antworten innerhalb eines Monats gemäß der DSGVO.

Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, bei der belgischen Datenschutzbehörde Beschwerde einzulegen:

10. Cookies und ähnliche Technologien

10.1 Unbedingt erforderliche Cookies

Diese Cookies sind für den Betrieb des Dienstes unerlässlich und nach der ePrivacy-Richtlinie von der Einwilligung ausgenommen:

• Sitzungs-Cookies: Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung während des Besuchs.
• Authentifizierungs-Cookies: sichere Identifizierung nach der Anmeldung.
• Präferenz-Cookies: Speicherung Ihrer Oberflächeneinstellungen.

10.2 Monitoring-Technologien

Um Qualität und Stabilität unseres Dienstes zu sichern, setzen wir technische Überwachungstechnologien ein:

• Sentry: Fehlererkennung und Leistungsverbesserung. Sentry kann Sitzungen aufzeichnen (Klicks, Navigation), damit wir technische Probleme beheben können. Diese Daten werden nur zur Fehlerbehebung und Verbesserung des Dienstes verwendet und nicht für Werbung oder Profiling.

Diese Technologien werden in unserem berechtigten Interesse am ordnungsgemäßen Betrieb und an der fortlaufenden Verbesserung unseres Dienstes eingesetzt (Art. 6.1.f DSGVO).

10.3 Werbe-Cookies

Wir verwenden keine Werbe-Cookies, kein Marketing-Tracking und kein kommerzielles Profiling.

11. Automatisierte Verarbeitung und künstliche Intelligenz

Unser Dienst stützt sich auf Technologien künstlicher Intelligenz für:

• Spracherkennung und Sprachsynthese
• das Verstehen natürlicher Sprache
• die Erzeugung passender Antworten
• die Verwaltung von Gesprächen (Sprache und Text)

Diese automatisierten Verarbeitungen erfolgen zur Erfüllung des Vertrags. Sie können unser Team bei jeder Frage oder jedem Wunsch nach menschlichem Eingreifen kontaktieren.

12. Daten der Besucher Ihrer Websites

Als gewerblicher Nutzer von Cephor sind Sie Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten der Besucher, die mit Ihren Experiences auf Ihren Websites interagieren. Cephor handelt für diese Daten als Auftragsverarbeiter, im Rahmen des Dienstes.

Sie verpflichten sich, Ihre Besucher über die Nutzung eines Gesprächsassistenten (Sprache/Text) zu informieren und Ihre eigenen Pflichten nach der DSGVO zu erfüllen (Information, Rechtsgrundlage, Rechte der betroffenen Personen usw.).

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, um Änderungen unserer Praktiken, unserer Technologiepartner oder der anwendbaren Vorschriften abzubilden.

Wesentliche Änderungen: Bei einer wesentlichen Änderung, die Ihre Rechte oder die Art der Verarbeitung Ihrer Daten betrifft, informieren wir Sie per E-Mail oder über einen Hinweis auf der Plattform mindestens 15 Tage vor dem Inkrafttreten.

Ausnahmen: Änderungen können kürzerfristig oder sofort gelten bei einer gesetzlichen oder behördlichen Pflicht, einer Entscheidung einer Datenschutzbehörde, einem Sicherheitsbedarf oder einem Wechsel des Auftragsverarbeiters, der gleichwertige oder stärkere Garantien bietet.

Das Datum der letzten Aktualisierung steht am Anfang dieses Dokuments.

14. Kontakt

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kontaktieren Sie uns:

• E-Mail: privacy@cephor.io
• Post: Revowind SRL – Rue de la Mitingotte 19 – 6640 Vaux-sur-Sûre, Belgien